Fonte: Ministério da Economia.
Portaria simplifica processo de assinatura e guarda de arquivos, garante mais segurança no armazenamento de informações e reduz custos.
Empresas de todo o país estão autorizadas a armazenar versões digitais de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST). A permissão foi concedida por meio da Portaria nº 211, publicada pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho no Diário Oficial da União (DOU) dia 12/04.
A partir de agora, as empresas podem utilizar certificação digital, no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para a criação e assinatura eletrônica em seus documentos. O objetivo é simplificar os processos, garantir mais segurança no armazenamento de informações e diminuir custos. Segundo a portaria, os arquivos eletrônicos devem ser mantidos em formato PDF e estar à disposição da Inspeção do Trabalho quando solicitados.
“A digitalização de documentos também pode ser uma aliada no combate às fraudes, muitas das quais se referem às assinaturas retroativas de documentos que nem ao menos existiam. Por esse prisma, os bons empregadores e profissionais que militam na área de segurança e saúde no trabalho serão beneficiados”, destaca o coordenador de Normatização e Programas da Coordenação-Geral de Segurança e Saúde no Trabalho, Joelson Guedes da Silva.
Inicialmente, a forma de assinatura, guarda e apresentação eletrônica dos documentos relacionados à SST é facultativa. Tornando-se obrigatória nos seguintes prazos: cinco anos, para microempresas e microempreendedores individuais; três anos, para empresas de pequeno porte; e dois anos, para as demais empresas.
Digitalização de Documentos – Entre os documentos listados pela portaria que podem ser digitalizados estão: o Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO); Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA); Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR); Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT); Programa de Proteção Respiratória (PPR); Atestado de Saúde Ocupacional (AET); Plano de Proteção Radiológica (PRR); Análise Ergonômica do Trabalho (AET) e Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMTR).
A medida também é extensiva ao Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes; certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras; e laudos que fundamentam todos os documentos previstos na portaria, como os laudos de insalubridade e periculosidade.
